Acho importante trazer uma reflexão de saída. Contrariando o senso comum, no meu entendimento a captação de alunos não é o maior problema das IES. Seu maior problema é a baixa permancencia dos estudantes. E nesse sentido o NPS é a bussola mágia que aponta o caminho de tijolos dourados. E ela sempre aponta para o “Atendimento” como o maior detrator de marca. E penso que deveríamos pensar em I.A, na sua atual versão, como uma grande solucionadora desse problema. Muito mais que para captação.
Dito isso, imagine um candidato ao vestibular esperando ansiosamente por uma resposta sobre sua inscrição, cheio de duvidas e querendo interagir sobre os dados que acabou de submeter em um formulário. Enquanto isso, a equipe de admissões da faculdade está sobrecarregada com e-mails, mensagens e ligações, porque as matriculas são sazonais e em momentos de alta demanda as filas são inevitáveis. O descompasso é evidente: os alunos esperam conversas rápidas e personalizadas, mas as equipes de captação não têm tempo suficiente para atender a todos com a atenção que gostariam.
As filas e o tempo de resposta são assassinos do resultado. Um antigo estudo (e ainda super válido) que eu sempre cito, aponta que os primeiros 5 minutos são os 300 segundos mágicos das vendas.
Você consegue falar com os LEADS e eles ainda estão no MINDSET da compra (afinal acabaram se se inscrever em sua IES).
E se essa lacuna pudesse ser preenchida sem esforço?
Muitas instituições tentam resolver essa demanda utilizando ferramentas tradicionais de CRM para disparar e-mails, mensagens de SMS e outras formas de contato. Mas há um problema: CRMs foram criados para gerenciar processos comerciais, não para construir relacionamentos ou otimizar a comunicação de forma personalizada (conversas). Eles não foram projetados para interpretar o comportamento do estudante, responder com agilidade ou gerar insights valiosos para as equipes de captação.
É aqui que a inteligência artificial (IA) pode ser uma aliada quando aplicada à comunicação na captação de alunos. Mais do que apenas automatizar tarefas, essa tecnologia tem o potencial de transformar a forma como as instituições interagem com os futuros estudantes — conectando o fator humano à eficiência da automação.
Uma ressalva importante de largada: eu não acredito que essas tecnologias estejam prontas para substituir um ser humano em uma venda complexa como um curso superior (que é um dregrau para as aspirações mais profundas de um jovem em relação ao seu futuro e seu sucesso).
Mas são perfeitas para resolver esse problema crônico da falta de agilidade que temos no tempo de resposta aos nossos futuros alunos.
O uso de IA permite que as instituições enviem mensagens altamente personalizadas, criando uma experiência de proximidade mesmo em escala. Você sabe disso. Você usa o CHAT GPT e ele te chama pelo nome.
Quando bem parametrizados ajustam respostas automaticamente de acordo com o comportamento e interesses do aluno, fazendo com que ele se sinta ouvido e respondido em um primeiro nivel de atendimento.
O tempo de resposta faz toda a diferença quando um estudante está tomando decisões. Quanto mais rápido respondemos as dúvidas e preocupações, maior a probabilidade de o candidato manter o interesse e avançar no processo, daí transbordando para um atendimento mais humanizado de um consultor de carreiras.
Com ferramentas de IA, universidades e faculdades conseguem reduzir drasticamente o tempo de resposta, melhorando a experiência do estudante e aumentando o engajamento. Instituições que adotam plataformas de mensagens automatizadas registram um crescimento de até seis vezes no volume de interações e um engajamento três vezes maior quando comparadas às que dependem apenas de CRMs tradicionais.
Outro ponto essencial é a eficiência operacional. Com a IA assumindo tarefas repetitivas — como responder perguntas frequentes, enviar lembretes e classificar mensagens por prioridade —, a equipe de captação consegue se concentrar no que realmente importa: interações estratégicas e de alto impacto.
Por exemplo, um sistema de IA pode separar as mensagens recebidas por categorias, destacando aquelas que exigem atenção imediata e resolvendo automaticamente solicitações mais simples. Isso evita sobrecarga da equipe e melhora a qualidade do atendimento.
Você pode incluir gatilhos para respostas como “Isso eu vou precisar ver com meu gerente”…”Vou precisar consultar o cooordenador do curso para tirar essa dúvida” … “Vou ver isso com o pessoal do financeiro”…. “Me dá 5 minutos que eu já volto com você com essa resposta”…. e daí entra o operador.
Além de agilizar a comunicação, as ferramentas de IA também analisam grandes volumes de dados para identificar padrões e tendências. Com isso, as instituições podem ajustar suas estratégias com base em insights concretos sobre o comportamento dos estudantes.
Outro aspecto essencial importante no uso de IA para comunicação com estudantes é a segurança e conformidade com as regulamentações. Em um mundo onde spam e fake news podem manchar a reputação de uma instituição, é essencial garantir que as interações sejam feitas com transparência, consentimento e respeito às regras de comunicação.
A adoção de plataformas que priorizam a segurança e a privacidade dos dados protege tanto a instituição quanto os alunos, garantindo que as mensagens cheguem ao destino certo sem comprometer a confiança no relacionamento.
A implementação da IA na captação de alunos acontece em estágios. As instituições avançam ao longo de uma curva de maturidade, saindo de processos básicos de automação e evoluindo para estratégias mais sofisticadas e orientadas por dados.
À medida que as instituições percorrem esse caminho, os benefícios se acumulam. A inteligência artificial não substitui a equipe de captação, mas amplifica sua capacidade de atuação.
Ao delegar tarefas operacionais à IA, os profissionais de captação ganham tempo para construir conexões genuínas e estratégicas. O grande diferencial das instituições que adotam IA de forma inteligente não está na automação em si, mas na capacidade de unir tecnologia e empatia para criar experiências mais personalizadas e eficientes.
O futuro da captação de alunos pertence às instituições que souberem combinar eficiência operacional com o calor humano das interações significativas. Aqueles que fizerem isso com responsabilidade e estratégia estarão um passo à frente na construção de relações duradouras e engajadas com seus estudantes. Quem sabe dando o passo seguinte rumo ao desafio da retenção / NPS.